A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde 2020 no Brasil, trouxe consigo um novo paradigma na forma como as empresas lidam com os dados pessoais de seus clientes e colaboradores. Nesse contexto, a digitalização de documentos se apresenta como uma ferramenta valiosa para a adequação à LGPD, desde que implementada de forma segura e responsável.
Benefícios da digitalização de documentos para a LGPD
- Maior segurança e controle: A digitalização permite armazenar documentos em ambientes seguros e com controle de acesso, reduzindo o risco de perda, furto ou acesso indevido por terceiros.
- Facilidade na localização e acesso: Documentos digitais podem ser facilmente localizados e acessados por meio de ferramentas de busca, otimizando o tempo e a produtividade.
- Rastreabilidade e auditoria: A digitalização facilita a rastreabilidade do histórico de acessos e alterações aos documentos, auxiliando na auditoria e na comprovação da conformidade com a LGPD.
- Otimização do espaço físico: A digitalização elimina a necessidade de armazenamento físico de documentos, liberando espaço físico e otimizando a organização do ambiente de trabalho.
- Agilidade nos processos: A digitalização agiliza processos que dependem da consulta ou manipulação de documentos, como abertura de contas, concessão de crédito e atendimento ao cliente.
Considerações importantes para a adequação à LGPD:
- Definição de um programa de gestão de dados: É fundamental estabelecer um programa de gestão de dados que defina quais dados serão coletados, armazenados e utilizados, além de definir medidas de segurança para sua proteção.
- Obtenção do consentimento do titular: A coleta e o tratamento de dados pessoais só podem ser realizados com o consentimento livre, expresso e informado do titular dos dados.
- Garantia da segurança da informação: As empresas devem implementar medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, modificações, destruição ou perda acidental.
- Transparência na utilização dos dados: As empresas devem ser transparentes quanto à forma como os dados pessoais são coletados, armazenados e utilizados, informando aos titulares seus direitos e como exercê-los.
- Definição de prazos para retenção dos dados: Os dados pessoais devem ser armazenados apenas pelo tempo necessário para alcançar a finalidade para a qual foram coletados, após o que devem ser descartados de forma segura.
A digitalização de documentos, quando realizada em conformidade com a LGPD, pode ser uma ferramenta poderosa para as empresas se adequarem à nova lei e protegerem os dados pessoais de seus clientes e colaboradores. É importante consultar um profissional especializado em direito e proteção de dados para obter orientação específica sobre como adequar sua empresa à LGPD.
