Gestão de documentos na era digital
A transformação digital se tornou crucial para as empresas se manterem competitivas no mercado atual. Nesse cenário, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) surgem como ferramentas essenciais para otimizar processos e impulsionar a eficiência.
O GED se concentra na automatização do ciclo de vida dos documentos, desde a captura e digitalização até o armazenamento, indexação, recuperação e descarte. Já o ECM vai além, abrangendo a gestão de diversos tipos de conteúdo, como imagens, vídeos e e-mails, além de documentos.
Principais benefícios da adoção do GED e ECM:
- Redução de custos: diminuição de gastos com papel, impressão, armazenamento físico e mão de obra.
- Aumento da produtividade: agilização do acesso à informação e dos processos documentais.
- Melhoria da segurança: maior controle e proteção contra perda, roubo ou danos aos documentos.
- Maior colaboração: facilitação do trabalho em equipe e da comunicação entre os departamentos.
- Sustentabilidade: redução do impacto ambiental da empresa.
Implantação do GED e ECM
A implantação de um sistema de GED ou ECM deve ser feita de forma estratégica, levando em consideração as necessidades específicas da empresa. É importante definir os objetivos da implantação, escolher a solução adequada e realizar um treinamento adequado para os colaboradores.
Exemplos de empresas que já estão utilizando GED e ECM:
- Banco do Brasil: Utiliza o GED para gerenciar contratos, processos de crédito e outros documentos.
- Petrobras: Utiliza o ECM para gerenciar projetos de engenharia, documentos técnicos e outros conteúdos.
- Prefeitura de São Paulo: Utiliza o GED para gerenciar processos administrativos, como pedidos de licença e certidões.
A adoção de um sistema de GED ou ECM pode trazer diversos benefícios para as empresas, como redução de custos, aumento da produtividade, melhora da segurança e maior colaboração. A escolha da solução adequada e a implantação bem-sucedida são fundamentais para o sucesso do projeto.
